E-Mail mit eigener Domain — info@ihrefirma.de statt ihrefirma@gmail.com — gehört zu den günstigsten Maßnahmen für die Glaubwürdigkeit einer Firma. Kunden sehen sofort, wer schreibt, die Adresse bleibt bei der Firma, wenn ein Mitarbeiter geht, und eine richtig konfigurierte Domain landet eher im Posteingang. Hier finden Sie alles, um es korrekt einzurichten.
Kurze Antwort
Sie brauchen eine registrierte Domain (z. B. .de, .at, .ba oder .com) und einen Maildienst. Am einfachsten ist die E-Mail aus Ihrem Hosting-Paket, am zuverlässigsten Google Workspace oder Microsoft 365. In jedem Fall müssen MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge gesetzt werden — sonst landen Nachrichten häufig im Spam.
Was Sie brauchen
- Eine Domain, die auf Ihre Firma registriert ist. Für Bosnien und Herzegowina siehe den Ratgeber .ba-Domain registrieren.
- Einen Maildienst — ein Hosting-Paket mit E-Mail oder einen eigenen Dienst wie Google Workspace oder Microsoft 365.
- Zugriff auf die DNS-Einstellungen der Domain — dort werden die Einträge gesetzt, die Domain und Maildienst verbinden. Wenn nur Ihr früherer Dienstleister diesen Zugriff hat, klären Sie das zuerst.
Drei Optionen und wie Sie wählen
| Option | Für wen | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| E-Mail im Hosting | Einzelunternehmer und kleine Firmen mit wenigen Adressen | Oft im Hosting-Preis enthalten, schnell eingerichtet | Schwächere Spamfilter, weniger Speicher, abhängig vom Hoster |
| Google Workspace | Firmen, die bereits Gmail und Google-Werkzeuge nutzen | Sehr gute Zustellbarkeit, Gmail-Oberfläche, Kalender, Drive | Kosten pro Nutzer und Monat |
| Microsoft 365 | Firmen, die mit Outlook, Word und Excel arbeiten | Outlook, Teams und Office-Apps in einem Paket | Kosten pro Nutzer und Monat, mehr Einstellungen |
Meine Faustregel: Bei bis zu drei Adressen und wenn E-Mail nicht geschäftskritisch ist, reicht die E-Mail aus dem Hosting. Wenn Anfragen, Angebote und Bestellungen per E-Mail kommen, zahlen Sie für Google Workspace oder Microsoft 365 — der Unterschied in der Zuverlässigkeit ist spürbar. Beide Dienste ändern ihre Preise von Zeit zu Zeit; prüfen Sie den aktuellen Preis pro Nutzer vor der Entscheidung auf deren Websites.
Einrichtung Schritt für Schritt
- Adressen festlegen. Meist eine allgemeine Adresse (info@ oder kontakt@) und persönliche Adressen für Mitarbeiter (name@ oder vorname.nachname@). Für allgemeine Adressen Aliase oder gemeinsame Postfächer statt eigener kostenpflichtiger Nutzer verwenden.
- Dienst einrichten und Domain bestätigen. Google und Microsoft verlangen einen TXT-Eintrag im DNS als Eigentumsnachweis.
- MX-Einträge setzen. Der MX-Eintrag sagt der Welt, an welchen Server E-Mails für Ihre Domain zugestellt werden. Alte MX-Einträge entfernen, sonst kommt Post an zwei Orten an.
- SPF, DKIM und DMARC ergänzen (siehe unten).
- Smartphones und Computer verbinden — Gmail- oder Outlook-App oder IMAP-Einstellungen für andere Programme.
- Testen. Eine Nachricht an eine Gmail- und eine Outlook-Adresse senden und prüfen, dass sie im Posteingang und nicht im Spam ankommt.
SPF, DKIM und DMARC: warum sie Pflicht sind
Diese drei Einträge erlauben dem Empfänger zu prüfen, dass eine Nachricht wirklich von Ihrer Domain stammt und nicht von jemandem, der sich als Sie ausgibt. Gmail und Yahoo verlangen seit Februar 2024 eine Authentifizierung, Microsoft hat 2025 ähnliche Anforderungen für Großversender eingeführt. Für Firmen mit wenig Versand sind die Regeln milder, in der Praxis landen Nachrichten ohne diese Einträge aber öfter im Spam.
| Eintrag | Funktion | Beispiel |
|---|---|---|
| SPF | Legt fest, welche Server im Namen der Domain senden dürfen | v=spf1 include:_spf.google.com ~all |
| DKIM | Signiert jede Nachricht digital; den Schlüssel liefert der Maildienst | TXT- oder CNAME-Eintrag, vom Dienst erzeugt |
| DMARC | Sagt dem Empfänger, was mit Nachrichten passiert, die die Prüfung nicht bestehen, und schickt Ihnen Berichte | v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@firma.de |
Starten Sie DMARC mit der Richtlinie p=none und beobachten Sie die Berichte einige Wochen. Wenn alle legitimen Nachrichten bestehen, verschärfen Sie auf quarantine und dann reject — so können auch Betrüger keine E-Mails im Namen Ihrer Firma versenden.
Häufiger Fehler
Eine Domain darf nur einen SPF-Eintrag haben. Wenn Sie sowohl über den Hoster als auch über einen Newsletter-Dienst senden, gehören beide in denselben SPF-Eintrag — zwei getrennte Einträge heben sich gegenseitig auf.
Das Kontaktformular auf der Website
Nachrichten aus Kontaktformularen kommen oft nicht an, weil der Server sie „im Namen“ des Besuchers oder ohne Authentifizierung verschickt. Richtig ist, dass das Formular von einer Adresse Ihrer Domain (z. B. web@firma.de) über einen im SPF-Eintrag genannten Server sendet und die Adresse des Besuchers ins Feld Reply-To setzt. So antworten Sie mit einem Klick, und die Nachricht landet nicht im Spam.
Die häufigsten Fehler
- Domain und DNS auf fremdem Konto — geht der Dienstleister, können Sie nicht einmal die E-Mail ändern. Die Domain gehört auf die Firma, die Zugänge zu Ihnen.
- Ein bezahlter Nutzer für jede allgemeine Adresse — info@, vertrieb@ und rechnungen@ können Aliase oder ein gemeinsames Postfach sein.
- Umstellung ohne Plan — MX-Einträge mitten am Arbeitstag ohne Vorbereitung zu ändern, kostet Nachrichten.
- Passwörter ohne Zwei-Faktor-Anmeldung — ein gekapertes Postfach ist der häufigste Beginn von Betrug mit gefälschten Rechnungen. Aktivieren Sie 2FA für alle Nutzer.
Was es kostet
E-Mail im Hosting kostet meist nichts extra außer Hosting und Domain (Übersicht im Ratgeber was eine Website kostet). Google Workspace und Microsoft 365 werden pro Nutzer und Monat abgerechnet, mit Rabatt bei Jahresabo. Für eine Firma mit drei bis fünf Mitarbeitern ist das etwa so viel wie ein monatlicher Handyvertrag — dafür bekommen Sie zuverlässige E-Mail, Kalender und gemeinsame Dokumente.
Brauchen Sie Hilfe bei der E-Mail mit eigener Domain?
Ich richte E-Mail, MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge und Ihr Kontaktformular so ein, dass Nachrichten im Posteingang ankommen. Nennen Sie mir Ihre Domain und wie viele Adressen Sie brauchen.
Engimotive · Veröffentlicht 28. Oktober 2026